Kündigung und Wohnungsabgabe: Fristen, Formular und Protokoll

Am Ende eines Mietverhältnisses treffen formelles Mietrecht und praktische Organisation aufeinander. Eine sachlich nachvollziehbare Kündigung kann unwirksam sein, wenn das vorgeschriebene Formular fehlt. Umgekehrt löst ein korrektes Formular noch nicht die Fragen zu Zustand, Schlüsseln, offenen Nebenkosten und Kaution.

Plane Kündigung und Rückgabe deshalb als zusammenhängenden Prozess mit getrennten Prüfpunkten für Form, Zustellung und Wohnungszustand.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zum Schweizer Mietrecht und ersetzt keine Rechtsberatung. Kündigungen sind form- und fristgebunden; lass den konkreten Fall vor dem Versand prüfen, besonders bei Zahlungsverzug, Pflichtverletzungen oder Familienwohnungen.

Ordentliche Kündigung: Vertrag zuerst lesen

Prüfe zunächst den Mietvertrag:

• Ist das Mietverhältnis befristet oder unbefristet?
• Welche Kündigungsfrist wurde vereinbart?
• Welche Kündigungstermine gelten?
• Gibt es besondere Vereinbarungen zu Nebenobjekten?
• Handelt es sich um eine Familienwohnung?

Bei Wohnräumen beträgt die gesetzliche Mindestkündigungsfrist grundsätzlich drei Monate. Eine längere vertragliche Frist bleibt möglich. Wurde kein Kündigungstermin vereinbart, können ortsübliche Termine oder die gesetzlichen Ersatzregeln massgeblich sein.

Rechne nicht nur vom Versanddatum. Entscheidend ist, dass die Kündigung rechtzeitig in den Machtbereich der empfangenden Person gelangt. Plane für Zustellung und mögliche Verzögerungen genügend Reserve ein.

Vermieterkündigung nur mit amtlichem Formular

Eine Kündigung durch die Vermieterschaft muss schriftlich erfolgen. Für Wohn- und Geschäftsräume ist zusätzlich das vom Kanton genehmigte Formular zu verwenden. Es informiert die Mieterschaft unter anderem über die Möglichkeit, die Kündigung anzufechten oder eine Erstreckung zu verlangen.

Ein gewöhnlicher Brief oder eine E-Mail ersetzt das amtliche Formular nicht. Verwende die aktuelle kantonale Fassung und fülle sie vollständig aus. Ein Begleitschreiben kann den Vorgang erklären, ersetzt aber ebenfalls nicht das Formular.

Auf Verlangen muss die Vermieterschaft die Kündigung begründen. Eine sachliche, dokumentierbare Begründung ist schon vor dem Versand sinnvoll, weil eine missbräuchliche Kündigung angefochten werden kann.

Familienwohnung: separate Zustellung beachten

Dient die Wohnung einer verheirateten oder in eingetragener Partnerschaft lebenden Mieterschaft als Familienwohnung, gelten besondere Schutzvorschriften. Die Kündigung durch die Vermieterschaft sowie bestimmte weitere Erklärungen müssen beiden Partnern separat zugestellt werden.

Eine gemeinsame Sendung mit beiden Namen kann die vorgeschriebene separate Zustellung nicht zuverlässig ersetzen. Kläre den Zivilstand und die Nutzung nicht erst am letzten Tag der Kündigungsfrist.

Auch auf Mieterseite bestehen für die Kündigung einer Familienwohnung besondere Zustimmungsvoraussetzungen.

Zahlungsverzug folgt einem eigenen Verfahren

Willst du wegen fälliger Mietzinse oder Nebenkosten ausserordentlich kündigen, darfst du nicht sofort die Kündigung aussprechen. Für Wohn- und Geschäftsräume setzt du zunächst schriftlich eine Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen und drohst an, dass bei unbenütztem Ablauf gekündigt wird.

Wird innerhalb der Frist nicht bezahlt, kann mit einer weiteren Frist von mindestens 30 Tagen auf Ende eines Monats gekündigt werden. Bei einer Familienwohnung ist bereits die Zahlungsfrist mit Kündigungsandrohung separat zuzustellen.

Fehler bei Betrag, Frist, Androhung oder Zustellung können die Kündigung zu Fall bringen. Nutze für diesen Ablauf keine ungeprüfte Standardvorlage.

Kündigung wegen Pflichtverletzungen

Bei schwerwiegenden Verstössen gegen Sorgfalts- und Rücksichtnahmepflichten kann eine ausserordentliche Kündigung infrage kommen. In vielen Fällen ist zuvor eine schriftliche Mahnung erforderlich, und die Pflichtverletzung muss trotz Mahnung fortgesetzt werden.

Dokumentiere konkrete Ereignisse statt allgemeiner Bewertungen:

• Datum und Uhrzeit,
• Art und Dauer des Verhaltens,
• betroffene Personen oder Räume,
• frühere Hinweise und Reaktionen,
• vorhandene Belege.

Die Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Kündigungsgrund. Hole vor einer ausserordentlichen Kündigung fachlichen Rat ein.

Nach der Kündigung: Rückgabe organisieren

Bestätige den geplanten Rückgabetermin schriftlich und teile mit, was die Mieterschaft vorbereiten soll. Dazu gehören typischerweise:

• vollständige Räumung,
• vertragsgemässe Reinigung,
• Rückgabe aller Schlüssel,
• Zugang zu Nebenräumen,
• Bereithalten eigener Belege zu Reparaturen,
• Meldung noch unbekannter Mängel.

Verlange keinen pauschalen «Neuzustand». Massgeblich sind der vertragsgemässe Rückgabezustand, normale Abnutzung und konkrete Schäden.

Das Rückgabeprotokoll

Gehe die Wohnung systematisch Raum für Raum durch. Vergleiche den Zustand mit dem Einzugsprotokoll und dokumentiere:

• sichtbare Mängel und deren genaue Lage,
• normale Gebrauchsspuren,
• Zustand mitvermieteter Geräte,
• Zählerstände, soweit erforderlich,
• alle zurückgegebenen Schlüssel,
• Zustand von Keller, Estrich, Parkplatz und weiteren Nebenobjekten,
• noch offene Abklärungen.

Formuliere beobachtend statt wertend. «Riss im Lavabo, ca. 6 cm» ist besser als «Lavabo fahrlässig zerstört». Die Haftungsfrage kann anschliessend geklärt werden.

Eine Unterschrift bestätigt idealerweise die festgehaltenen Tatsachen, nicht automatisch eine unbezifferte Schuld. Verweigert eine Partei die Unterschrift, dokumentiere dies und sichere den Zustand mit einer neutralen Begleitperson und Fotos.

Eine praktische Raum-für-Raum-Vorbereitung bietet der Ratgeber Übergabeprotokoll Wohnung Schweiz.

Sichtbare Mängel sofort anzeigen

Nach Art. 267a OR musst du den Zustand bei der Rückgabe prüfen und der Mieterschaft Mängel, für die sie einstehen soll, sofort melden. Unterlässt du die rechtzeitige Anzeige, kannst du Ansprüche verlieren. Ausgenommen sind Mängel, die bei übungsgemässer Untersuchung nicht erkennbar waren; solche musst du nach der Entdeckung anzeigen.

Verlasse dich deshalb nicht darauf, Wochen später erstmals eine pauschale Handwerkerrechnung zu senden. Benenne die festgestellten Mängel bereits bei oder unmittelbar nach der Rückgabe und behalte dir die Bezifferung vor, wenn Offerten noch fehlen.

Abnutzung, Schaden und Zeitwert trennen

Normale Abnutzung ist mit dem Mietzins abgegolten. Bei einem ersatzpflichtigen Schaden ist grundsätzlich der tatsächliche Schaden relevant. Ist ein Bauteil oder Gerät bereits teilweise abgeschrieben, kann nicht ohne Weiteres der volle Neupreis verlangt werden.

Für die Beurteilung brauchst du:

• Alter und übliche Lebensdauer,
• Einzugs- und Auszugsprotokoll,
• Fotos,
• Reparaturmöglichkeit,
• Offerte oder Rechnung,
• allfällige Versicherungsabklärung.

Ziehe bei der Forderung den verbleibenden Zeitwert und einen möglichen Vorschaden in Betracht.

Kaution erst nach geklärter Forderung verteilen

Die Kaution ist kein frei verfügbares Guthaben der Vermieterschaft. Für eine Auszahlung braucht es die Zustimmung beider Parteien oder eine rechtskräftige rechtliche Grundlage.

Erstelle eine nachvollziehbare Schlussübersicht:

• offene Mietzinse,
• bezifferte und belegte Schäden,
• unbestrittene Beträge,
• noch offene Nebenkostenperiode,
• vorgeschlagene Freigabe der Kaution.

Gib den unbestrittenen Anteil frei, wenn er nicht zur Sicherung einer konkret offenen Forderung benötigt wird. Beachte ausserdem die gesetzliche Möglichkeit der Mieterschaft, die Sicherheit nach einem Jahr zurückzufordern, wenn du keinen Anspruch rechtlich geltend gemacht hast.

Mehr dazu: Mietkaution richtig vereinbaren

Zeitplan für einen geordneten Abschluss

Vor der Kündigung

• Vertrag, Frist, Termin und Kündigungsgrund prüfen.
• Familienwohnung und Zustelladressaten klären.
• Aktuelles amtliches Formular beschaffen.

Nach wirksamer Kündigung

• Rückgabetermin abstimmen.
• Besichtigungen gebündelt und rücksichtsvoll planen.
• Einzugsprotokoll und Objektunterlagen bereitlegen.

Am Rückgabetag

• Alle Räume und Nebenobjekte prüfen.
• Schlüssel und Zählerstände erfassen.
• Feststellungen genau protokollieren und fotografieren.

Unmittelbar danach

• Sichtbare anspruchsrelevante Mängel anzeigen.
• Offerten und Versicherungsabklärungen einholen.
• Schlussübersicht und Kautionsfreigabe vorbereiten.

So unterstützt dich Vermietregie

Vermietregie hält Vertragsdaten, Kündigungsfristen und Nebenobjekte geordnet zusammen. Eine Kündigung wird nicht automatisch versandt und das amtliche Kündigungsformular muss für den konkreten Kanton und Fall geprüft werden. Für die Wohnungsabgabe kannst du im Dokumentbereich ein Übergabeprotokoll aus dem Mietverhältnis vorbereiten.

Häufige Fragen

Kann ich als Vermieter per E-Mail kündigen?

Nein. Die Vermieterkündigung von Wohn- und Geschäftsräumen muss schriftlich und auf dem kantonal genehmigten amtlichen Formular erfolgen.

Muss die Mieterschaft das Rückgabeprotokoll unterschreiben?

Eine Unterschrift ist sehr hilfreich, lässt sich aber nicht erzwingen. Bei Verweigerung solltest du Zustand und Feststellungen besonders sorgfältig mit Fotos und möglichst einer neutralen Begleitperson dokumentieren.

Kann ich die ganze Kaution bis zur Nebenkostenabrechnung behalten?

Eine konkrete offene Forderung kann eine Sicherung rechtfertigen. Ein pauschales Zurückbehalten ohne nachvollziehbaren Bezug ist problematisch. Prüfe, welcher Betrag realistisch offen ist, und gib unbestrittene Teile frei.

Quellen und weiterführende Informationen

• Jurata: Rechte des Vermieters in der Schweiz
• WISS: Tipps für eine Vermietung ohne Sorgen
• Fedlex: Obligationenrecht, insbesondere Art. 257d und Art. 266l-267a
• BWO: Portal Mietrecht