Kurzantwort
Das Wichtigste in Kürze
Vermieter dürfen nur Angaben erheben, die für die Auswahl oder den späteren Mietvertrag erforderlich sind. Sinnvoll ist ein mehrstufiger Prozess: zuerst wenige Grunddaten, danach Nachweise nur von ernsthaften Kandidaten und Referenzauskünfte ausschliesslich mit Einwilligung. Nicht benötigte Bewerbungsdaten müssen anschliessend gelöscht oder anonymisiert werden.
In diesem Artikel
- Zuerst objektive Auswahlkriterien definieren
- Welche Angaben gehören in ein Anmeldeformular?
- Betreibungsregisterauszug: Kopie in der Auswahl, Original später
- Referenzen nur mit Einwilligung kontaktieren
- Was du besser nicht fragst
- Nicht ausgewählte Bewerbungen löschen
- Ein praxistauglicher Auswahlprozess in fünf Schritten
Als Vermieter möchtest du wissen, ob eine interessierte Person zur Wohnung passt und den Mietzins voraussichtlich bezahlen kann. Gleichzeitig bearbeitest du sensible Personendaten. Die richtige Leitfrage lautet deshalb nicht: «Was könnte noch interessant sein?», sondern: «Welche Angabe brauche ich für einen fairen Auswahlentscheid oder den Vertrag?»
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte, kurz EDÖB, empfiehlt eine stufenweise Datenerhebung. Je weiter eine Bewerbung im Auswahlprozess kommt, desto eher dürfen konkrete Nachweise erforderlich werden.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zum Schweizer Datenschutz- und Mietrecht und ersetzt keine Rechtsberatung. Das Anmeldeformular und der konkrete Auswahlprozess sollten vor ihrem Einsatz geprüft werden.
Zuerst objektive Auswahlkriterien definieren
Lege vor dem Eingang der ersten Bewerbung fest, was für das Mietverhältnis tatsächlich relevant ist. Mögliche Kriterien sind:
- Passt die Zahl der einziehenden Personen zur Wohnung?
- Ist der gewünschte Mietbeginn mit deiner Planung vereinbar?
- Ist der Mietzins finanziell tragbar?
- Entspricht die vorgesehene Nutzung dem Mietobjekt?
- Gibt es sachliche Anforderungen, die für alle Bewerbungen gleich gelten?
Wenn du Kriterien erst nachträglich veränderst, entsteht schnell der Eindruck einer willkürlichen Entscheidung. Ein einheitlicher Prozess hilft dir, Bewerbungen vergleichbar und diskriminierungsarm zu behandeln.
Welche Angaben gehören in ein Anmeldeformular?
Während der allgemeinen Bewerbung solltest du nur die für Auswahl und späteren Vertrag erforderlichen Angaben erheben. Dazu können Name, Kontaktmöglichkeiten, gewünschter Einzugstermin, Zahl der einziehenden Personen und Angaben zur finanziellen Tragbarkeit gehören.
Bei Einkommensangaben empfiehlt der EDÖB, zunächst mit Kategorien zu arbeiten, statt ein unnötig genaues Einkommen abzufragen. Einen Lohnbeleg oder vergleichbaren Nachweis solltest du erst von der ausgewählten Person verlangen, wenn der Vertragsabschluss konkret bevorsteht.
Besonders private Fragen ohne erkennbaren Bezug zum Mietverhältnis gehören nicht ins Formular. Auch Daten «auf Vorrat» zu sammeln, weil sie später vielleicht nützlich sein könnten, widerspricht dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit.
Betreibungsregisterauszug: Kopie in der Auswahl, Original später
Ein Betreibungsregisterauszug kann bei der Einschätzung der Zahlungsfähigkeit helfen. Nach dem Merkblatt des EDÖB darfst du im Bewerbungsprozess eine Kopie verlangen. Von der ausgewählten Person kannst du vor dem Vertragsabschluss das Original oder einen gleichwertig überprüfbaren Nachweis einsehen.
Beachte dabei drei Punkte:
- Ein Auszug ist nur eine Momentaufnahme und ersetzt keinen Gesamtentscheid.
- Ein Eintrag erklärt nicht automatisch den Hintergrund einer Forderung.
- Der Auszug darf nicht für andere Zwecke weiterverwendet werden.
Behandle den Nachweis vertraulich und beschränke den Zugriff auf Personen, die tatsächlich am Auswahlentscheid beteiligt sind.
Referenzen nur mit Einwilligung kontaktieren
Frühere Vermieterinnen, Arbeitgeber oder andere Referenzpersonen solltest du nicht überraschend anrufen. Die interessierte Person muss mit der Kontaktaufnahme einverstanden sein. Zudem sollte sie bereits ernsthaft für die Wohnung in Betracht kommen.
Bei der Referenzauskunft geht es darum, die von der Person gemachten Angaben zu überprüfen. Eine offene Befragung über deren Charakter, Lebensführung oder andere nicht erforderliche Themen geht zu weit. Dokumentiere knapp, wann die Einwilligung erteilt wurde und welche sachlichen Angaben bestätigt wurden.
Was du besser nicht fragst
Der EDÖB beurteilt verschiedene Fragen als unzulässig oder nur unter engen Voraussetzungen gerechtfertigt. Problematisch sind insbesondere Angaben, die für Auswahl und Vertrag nicht erforderlich sind oder tief in die Privatsphäre eingreifen.
Verzichte ohne klare rechtliche Grundlage beispielsweise auf Fragen nach:
- religiösen oder politischen Ansichten,
- Gesundheitsdaten,
- detaillierten Freizeitgewohnheiten,
- der Dauer des bisherigen Mietverhältnisses,
- dem aktuellen Mietzins,
- weiteren persönlichen Umständen ohne Bezug zur Nutzung der Wohnung.
Bei Haustieren, Instrumenten oder einer besonderen Nutzung kann ein sachlicher Bezug zum Mietverhältnis bestehen. Frage dann konkret nach dem relevanten Umstand, nicht nach einem umfassenden Persönlichkeitsprofil.
Nicht ausgewählte Bewerbungen löschen
Sobald der Mietvertrag abgeschlossen ist, entfällt der Zweck für die meisten Daten der übrigen Bewerberinnen und Bewerber. Ihre Unterlagen sind deshalb grundsätzlich zu löschen oder zurückzugeben. Möchtest du eine Person für eine spätere Wohnung vormerken, brauchst du dafür ihre Einwilligung und solltest eine klare Aufbewahrungsdauer nennen.
Auch E-Mail-Anhänge, lokale Downloads und Kopien in gemeinsamen Ablagen gehören zum Löschprozess. Eine Löschregel ist nur wirksam, wenn sie alle Speicherorte umfasst.
Ein praxistauglicher Auswahlprozess in fünf Schritten
1. Einheitliches Anmeldeformular
Verwende für alle Interessierten dasselbe schlanke Formular und informiere transparent über Zweck und Bearbeitung der Daten.
2. Vorauswahl anhand sachlicher Kriterien
Bewerte nur die zuvor festgelegten Punkte. Halte die Bewertung knapp fest, ohne abwertende oder spekulative Kommentare.
3. Nachweise von der engeren Auswahl
Prüfe Betreibungsregisterauszug und erforderliche Angaben. Verlange weitergehende Belege erst, wenn sie wirklich notwendig sind.
4. Referenz mit Einwilligung
Kontaktiere Referenzpersonen nur bei ernsthafter Abschlussabsicht und beschränke dich auf die Bestätigung relevanter Angaben.
5. Entscheid und Datenbereinigung
Schliesse den Vertrag mit der ausgewählten Person ab. Lösche die Daten der übrigen Bewerbungen, sofern keine gültige Einwilligung für eine befristete Vormerkliste vorliegt.
So unterstützt dich Vermietregie
Vermietregie führt dich nach dem Auswahlentscheid durch die Angaben, die für einen klaren Mietvertrag benötigt werden. So bleiben Bewerbungsdaten und Vertragsinhalt gedanklich getrennt. Die geführte Schweizer Mietvertrag-Vorlage erklärt den Ablauf; den Vertrag selbst kannst du ohne Konto beginnen.
Häufige Fragen
Darf ich einen Betreibungsregisterauszug verlangen?
Ja, ein Auszug kann für die Prüfung der Zahlungsfähigkeit relevant sein. Im allgemeinen Bewerbungsprozess genügt nach der EDÖB-Empfehlung eine Kopie; das Original solltest du erst bei der konkret ausgewählten Person prüfen.
Darf ich den bisherigen Vermieter anrufen?
Nur mit Einwilligung der interessierten Person und grundsätzlich erst, wenn sie ernsthaft für die Wohnung infrage kommt. Erfragt werden dürfen nur relevante Angaben.
Wie lange darf ich abgelehnte Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Nach dem Vertragsabschluss fällt der ursprüngliche Bearbeitungszweck normalerweise weg. Die Unterlagen sind dann zu löschen oder zurückzugeben. Eine befristete Vormerkliste setzt eine Einwilligung voraus.